Agente de voz para administradores de fincas
Averías, recibos y vecinos,
sin colapsar la oficina.
Un administrador lleva decenas de comunidades y cada vecino llama como si la suya fuera la única. La mayoría de las llamadas son cuatro cosas que se repiten, y una de cada veinte es una urgencia real.
Las llamadas
de cada día
Una avería de verdad se pierde entre cuarenta llamadas de recibos.
- Una avería en el portal, el ascensor o una bajante
- El recibo de la comunidad y las cuotas atrasadas
- Convocatorias, actas y acuerdos de la última junta
- Certificados para vender un piso o cambiar la titularidad
- Quejas de ruido, obras y zonas comunes
Ninguna de estas llamadas es complicada. Lo complicado es que entren todas a la vez, y que la persona que puede resolverlas esté ocupada con otra cosa.
Qué hace el agente
en administradores de fincas
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Identifica la comunidad antes de nada
Pregunta dirección y piso, así la llamada llega ya etiquetada y nadie tiene que buscar de qué finca hablan.
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Separa la urgencia de lo que puede esperar
Un ascensor parado o una fuga no se tratan igual que una duda de un recibo, y el agente lo distingue por lo que le cuentan.
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Contesta lo repetitivo
Importes, fechas de cargo, cuándo es la próxima junta y cómo pedir un certificado.
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Cubre noches y fines de semana
Las urgencias no esperan al lunes, y el recado llega completo en vez de en un buzón sin escuchar.
Preguntas
frecuentes
¿Cómo sabe de qué comunidad llama cada vecino?
Pregunta la dirección, el portal y el piso al principio de la llamada. Así el aviso llega etiquetado con la finca y nadie tiene que buscarla.
¿Qué hace con una avería urgente de noche o en fin de semana?
La distingue por lo que le cuentan, como un ascensor parado o una fuga, y la avisa al responsable o al servicio de guardia que tú le indiques. Lo que puede esperar queda escrito para el día siguiente.
¿Puede contestar dudas de recibos y cuotas?
Sí, con la información que le das: fechas de cargo, cómo se paga y a quién dirigirse. Si es una duda de un importe concreto, toma nota y lo pasa a la oficina.
¿Puede gestionar la petición de un certificado de deuda?
Sí. Recoge los datos de la vivienda y del propietario, explica los pasos y el plazo que tú le marques y deja la solicitud escrita en el correo de la oficina.
¿Sirve si llevo muchas comunidades?
Sí. Atiende muchas llamadas a la vez y clasifica cada una por comunidad y motivo, que es justo lo que no da tiempo a hacer en una oficina con decenas de fincas.
Hogar, inmobiliario y servicios técnicos
Lo mismo, con
otro vocabulario.
El agente no viene con un guion de fábrica: aprende los trámites, los nombres y las preguntas de cada negocio. Estos son los sectores más cercanos al tuyo.
Escúchalo con una llamada tuya.
Cuéntanos qué pregunta la gente que llama a tu negocio y preparamos una prueba con esos casos. La conversación la tienes tú, no un vídeo grabado.