Caso de uso · Recepción y centralita
Al primer tono,
y a la persona adecuada.
La mayoría de las llamadas no necesitan a la persona que las coge, sino a otra. La recepcionista virtual contesta, entiende de qué va y la pasa a quien toca, con el motivo ya explicado. Si esa persona no está, toma el recado.
Así funciona,
paso a paso
- 01
Contesta al primer tono
Saluda con el nombre de tu negocio, a cualquier hora y aunque entren varias llamadas a la vez. Nadie oye el comunicando.
- 02
Entiende el motivo
Quien llama lo cuenta con sus palabras, sin menús de teclas. El agente pregunta solo lo necesario: nombre y para qué llama.
- 03
Transfiere a quien toca
Pasa la llamada a la persona o al departamento que tú hayas decidido para ese motivo, y le resume antes de qué va.
- 04
Si no contestan, toma el recado
Recoge nombre, teléfono y motivo y lo manda por correo a esa persona, para que devuelva la llamada sabiendo de qué va.
Una llamada
de ejemplo
Gestoría Ribera, buenos días. ¿En qué te puedo ayudar?
Hola, llamo porque me ha llegado una carta de Hacienda y no sé qué hacer.
Entendido. ¿Me dices tu nombre y el de la empresa o autónomo al que se refiere la carta?
Marta Gil, soy autónoma, llevo la contabilidad con vosotros.
Gracias, Marta. Te paso con Luis, que lleva tu parte fiscal. Le adelanto que es por una carta de Hacienda.
Perfecto.
Luis está en otra llamada. ¿Prefieres esperar o que te llame él en cuanto termine?
Que me llame, mejor. Estoy en este número.
Qué incluye
- Saludo con el nombre de tu negocio
- Varias llamadas a la vez, sin cola ni comunicando
- Transferencia por motivo a la persona o departamento que elijas
- Resumen del motivo antes de pasar la llamada
- Recado por correo cuando nadie contesta
- Funciona con tu centralita actual: basta con desviar las llamadas
Preguntas
frecuentes
¿Qué es una recepcionista virtual con IA?
Es un agente de voz que contesta el teléfono de tu negocio como lo haría una recepcionista: saluda, entiende qué quiere quien llama y lo pasa a la persona adecuada. Habla con voz natural y entiende interrupciones.
¿Tengo que cambiar de número o de centralita?
No. Se conecta a la centralita que ya tienes y basta con desviar las llamadas. Tus clientes siguen marcando el mismo número.
¿Cómo sabe a quién pasar cada llamada?
Se lo indicas tú al ponerla en marcha: qué motivos van a cada persona o departamento y en qué orden. Si la primera persona no contesta, puede probar con la siguiente o tomar el recado.
¿Y si el cliente quiere hablar con una persona desde el principio?
Le pasa con la persona de tu equipo que hayas elegido para eso. Si pide a alguien por su nombre, lo transfiere directamente a esa persona.
¿Qué pasa si no sabe responder algo?
No se lo inventa. Toma nota y la manda por correo, o transfiere la llamada a quien pueda contestar.
La telefonista perfecta, con tus llamadas.
Cuéntanos qué pregunta la gente que llama a tu negocio y preparamos una prueba con esos casos.