Agente de voz para colegios y centros educativos
La secretaría del colegio,
sin el teléfono encima.
El teléfono de un centro educativo no suena repartido a lo largo del día: suena en bloque. A primera hora, a la salida del comedor y el día que hay excursión o gripe. Son siempre las mismas preguntas y llegan todas a la vez, justo cuando secretaría tiene tres familias en el mostrador.
Las llamadas
de cada día
Una persona en secretaría no puede atender cuarenta llamadas de familias a primera hora y el mostrador al mismo tiempo.
- Justificar una falta o avisar de que el alumno llega tarde
- Avisar de que hoy recoge al niño otra persona
- Pedir tutoría con el tutor o con jefatura de estudios
- Altas, bajas y menús del comedor y de las extraescolares
- Plazos de matrícula, becas y documentación que hay que entregar
- Dónde está la circular, el calendario escolar o el impreso de turno
Ninguna de estas llamadas es complicada. Lo complicado es que entren todas a la vez, y que la persona que puede resolverlas esté ocupada con otra cosa.
Qué hace el agente
en colegios y centros educativos
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Contesta las cuarenta llamadas de primera hora a la vez
No hay cola ni música de espera: el agente atiende todas las líneas al mismo tiempo, que es justo lo que ninguna centralita resuelve con una persona en secretaría.
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Anota faltas, retrasos y recogidas
Identifica a la familia por el número desde el que llama, recoge el motivo y lo deja escrito en el parte del día con el curso y la fecha.
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Agenda la tutoría sin interrumpir la clase
Si el tutor está dando clase no se le pasa la llamada: se le reserva el hueco de tutorías y la familia se queda con el aviso por WhatsApp.
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Manda circulares, impresos y menús por WhatsApp
El justificante de faltas, el menú del mes o el impreso de matrícula salen durante la propia llamada, sin que nadie los busque después.
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Cubre matrícula, vacaciones y días de pico
En periodo de admisión y en septiembre el teléfono se multiplica. El agente aguanta el pico y deja a secretaría el trabajo que de verdad necesita una persona.
Preguntas
frecuentes
¿Puede anotar las faltas y los retrasos que avisan las familias?
Sí. Recoge el nombre del alumno, el curso, la fecha y el motivo, y lo deja escrito para secretaría o para el tutor. Nadie tiene que coger el teléfono a las ocho y cuarto para apuntarlo.
¿Puede dar cita para una tutoría?
Sí, si el centro le indica los huecos de tutoría de cada profesor. Reserva el hueco, avisa al tutor y manda la confirmación a la familia por WhatsApp o correo, sin sacar a nadie de clase.
¿Qué pasa si llama una familia por algo delicado?
Lo pasa a la persona del centro que tú decidas, con el motivo ya resumido. Si no está disponible, toma el recado y lo marca para que se devuelva la llamada cuanto antes. No da opiniones ni resuelve temas de convivencia o de salud del alumno.
¿Sirve en septiembre y en el periodo de matrícula?
Es justo cuando más se nota. Atiende muchas llamadas a la vez, explica plazos, requisitos y documentación de la matrícula y envía el impreso o el enlace durante la propia llamada.
¿Puede atender a familias que no hablan español?
Sí. Responde en el idioma en el que le hablan, así que una familia recién llegada puede justificar una falta o preguntar por el comedor sin depender de que alguien en secretaría hable su idioma.
Educación y formación
Lo mismo, con
otro vocabulario.
El agente no viene con un guion de fábrica: aprende los trámites, los nombres y las preguntas de cada negocio. Estos son los sectores más cercanos al tuyo.
Escúchalo con una llamada tuya.
Cuéntanos qué pregunta la gente que llama a tu negocio y preparamos una prueba con esos casos. La conversación la tienes tú, no un vídeo grabado.