Agente de voz para mensajería y transporte
Tráfico con los camiones,
el teléfono con los clientes.
En una empresa de transporte el teléfono no para entre las siete y las diez: clientes que piden una recogida para hoy, destinatarios que no estaban en casa, empresas que quieren precio para un palé a Valencia. Quien está en tráfico organizando rutas no puede contestar a todos.
Las llamadas
de cada día
Cada llamada de «dónde está mi paquete» que coge el jefe de tráfico es una ruta que se queda sin organizar.
- Pedir una recogida para hoy o para mañana
- Precio de un envío, un palé o una mudanza pequeña
- Dónde está mi envío o cuándo llega
- No estaba en casa y quiero una nueva entrega
- Cambiar la dirección de entrega o dejarlo en otro sitio
- Avisar de un paquete dañado o que no ha llegado
Ninguna de estas llamadas es complicada. Lo complicado es que entren todas a la vez, y que la persona que puede resolverlas esté ocupada con otra cosa.
Qué hace el agente
en mensajería y transporte
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Recoge solicitudes de recogida y envío
Origen, destino, bultos, peso aproximado y franja horaria. Queda todo por escrito para tráfico y el cliente recibe la confirmación por WhatsApp o correo.
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Toma los datos para el presupuesto
Medidas, peso, tipo de mercancía y frecuencia, y lo pasa a quien hace los precios. Si tienes tarifas cerradas, el agente las da directamente.
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Atiende a destinatarios ausentes
Recoge el número de envío y la nueva franja o dirección de entrega y lo deja escrito para que tráfico lo meta en ruta.
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Recoge incidencias sin perder datos
Bulto dañado, envío que no aparece o entrega fallida: el agente toma número de envío, descripción y contacto, y lo manda al responsable.
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Pasa lo urgente a tráfico
Si un cliente necesita algo que no puede esperar, se transfiere a tráfico con el motivo resumido; el resto queda como aviso.
Preguntas
frecuentes
¿Puede decir dónde está un envío?
Sí, si tu sistema de seguimiento permite consultarlo; lo dejamos conectado cuando se puede. Si no, toma el número de envío y deja el aviso para que tráfico conteste al cliente.
¿Puede dar presupuestos?
Da los precios que tú tengas cerrados por tarifa. Para envíos especiales o rutas fijas, recoge medidas, peso y destino y lo pasa a quien prepara el presupuesto.
¿Qué hace con una incidencia de entrega?
La recoge entera: número de envío, qué ha pasado, fotos si el cliente las manda por WhatsApp y teléfono de contacto. Te llega por correo para gestionarla.
¿Atiende muchas llamadas a la vez a primera hora?
Sí. Contesta todas las llamadas al mismo tiempo, sin comunicando, que es justo cuando más se concentran las peticiones de recogida.
¿Y si el cliente quiere hablar con tráfico?
Se le pasa con el motivo ya explicado. Si tráfico está ocupado, el agente toma el recado y lo deja por escrito.
Comercio, motor y otros servicios
Lo mismo, con
otro vocabulario.
El agente no viene con un guion de fábrica: aprende los trámites, los nombres y las preguntas de cada negocio. Estos son los sectores más cercanos al tuyo.
Escúchalo con una llamada tuya.
Cuéntanos qué pregunta la gente que llama a tu negocio y preparamos una prueba con esos casos. La conversación la tienes tú, no un vídeo grabado.