Agente de voz para academias y centros de formación
Las matrículas,
también cuando estás en clase.
En una academia el teléfono suena por la tarde, que es justo cuando todo el mundo está dando clase. Familias que preguntan por refuerzo antes de los exámenes, alumnos que cambian de grupo, opositores que quieren saber cuándo empieza el próximo curso. Y septiembre y enero llegan todas las llamadas juntas.
Las llamadas
de cada día
La familia que llama en septiembre preguntando por clases de refuerzo y no consigue hablar con nadie apunta a su hijo en la academia de enfrente.
- Qué cursos hay, en qué horarios y cuánto cuestan
- Apuntar a un alumno a una clase de prueba
- Cambiar de grupo o de horario
- Avisar de que un alumno no viene hoy
- Preguntar por la fecha de inicio del próximo curso o de la convocatoria
- Dudas con el recibo mensual o la matrícula
Ninguna de estas llamadas es complicada. Lo complicado es que entren todas a la vez, y que la persona que puede resolverlas esté ocupada con otra cosa.
Qué hace el agente
en academias y centros de formación
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Informa de cursos, grupos y precios
Con el catálogo que tú le das, explica qué curso encaja con el nivel o la asignatura y qué horarios quedan libres. Manda la información por WhatsApp durante la llamada.
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Apunta la clase de prueba
Reserva la clase de prueba o la prueba de nivel en el grupo que tenga plaza y envía la confirmación con la dirección.
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Anota faltas y cambios de grupo
Recoge el aviso de que un alumno no viene o la petición de cambio y lo deja por escrito al profesor o a coordinación.
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Aguanta septiembre y la época de exámenes
Atiende todas las llamadas a la vez en los picos de matrícula, sin comunicando, y deja a coordinación solo lo que necesita una persona.
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Pasa a dirección lo que no puede resolver
Una queja o un caso especial se transfiere a la persona adecuada con el motivo resumido, o queda como recado si está en clase.
Preguntas
frecuentes
¿Puede apuntar alumnos a una clase de prueba?
Sí. Reserva la clase de prueba o la prueba de nivel en los grupos que tú indiques y envía la confirmación por WhatsApp o SMS. La matrícula definitiva y el cobro los sigues haciendo tú.
¿Puede contestar por la tarde mientras damos clase?
Sí, ese es su momento. Atiende las llamadas mientras los profesores están en el aula y nadie tiene que salir a coger el teléfono.
¿Sabe qué curso recomendar?
Orienta con los criterios que tú le das: nivel, edad, asignatura o examen. Si el caso no está claro, toma los datos y lo pasa a coordinación para que llame a la familia.
¿Sirve si tenemos varios centros?
Sí. El agente pregunta por qué centro llaman, informa de los horarios de ese centro y pasa los avisos a su coordinador.
¿Y si la familia quiere hablar con un profesor?
Se le pasa si está libre. Si está en clase, el agente toma el recado con el motivo y la mejor hora para devolver la llamada.
Educación y formación
Lo mismo, con
otro vocabulario.
El agente no viene con un guion de fábrica: aprende los trámites, los nombres y las preguntas de cada negocio. Estos son los sectores más cercanos al tuyo.
Escúchalo con una llamada tuya.
Cuéntanos qué pregunta la gente que llama a tu negocio y preparamos una prueba con esos casos. La conversación la tienes tú, no un vídeo grabado.